Наши статьи

31 января 2009 года

"Пресс-служба", январь 2009: PR западных IТ-компаний

Несколько советов для победы в тендере

Не секрет, что работа с крупными клиентами позволяет убить сразу несколько зайцев: значительно улучшить внешний вид портфолио, развить коммуникативные навыки, а также получать оплату своих трудов “золотом”, то есть валютой, которая сегодня чувствует себя значительно лучше “расхворавшегося” рубля. Но перед тем как в полной мере воспользоваться всеми описанными достоинства предстоит пройти важный этап - выиграть тендер.

Вообще, если вы планируете наращивать свой “западный” портфель клиентов, стоит приготовиться к постоянным тендерам. Дело вовсе не в том, что представителям западных структур так уж интересно выслушивать одинаковые по сути предложения, просто система управления в таких компаниях построена на стремлении развивать здоровую конкуренцию и даже среди поставщиков скрепок проводятся тендеры. Хочу отметить, что я вовсе не пытаюсь идеализировать западную систему управления. Здесь в полной мере присутствуют и откаты, и пресловутый “личный фактор”, о личных связях также забывать не стоит, но это тема для нескольких отдельных материалов.

Итак, давайте попробуем пройтись по всем этапам от принятия решения по участию в тендере до подписания честно выигранного договора.

Тендер: участвовать или нет?

Обычно все происходит по одной схеме. Представитель компании рассылает предложение или вначале обзванивает интересующие агентства и опять-таки рассылает предложение. Чаще всего в нем содержится просьба описать текущую ситуацию на медиа-рынке страны, поделиться своим мнением о возможных способах продвижения продукции или услуг компании, а также вполне может быть указан размер вознаграждения.

Важно ответить на несколько вопросов. Что вы знаете о том, что делает обратившаяся с предложением компания? Насколько выгодно наличие этого брэнда в вашем портфолио? И соответствует ли заявленная сумма вознаграждения средним ценам на PR-обслуживание вашего внутреннего прайса?

Мое мнение могут оспорить, но я считаю, что положительный ответ на второй вопрос, во многом должен стать определяющим. Про жадность западных партнеров можно говорить бесконечно (да они и сами не скрывают этого полезного для бизнеса “порока”). А знать все про все в IТ изначально - невозможно. А вот научиться - вполне. В случае начала работы ответственный клиент сам организует для вас тренинг по собственной продукции. Ему очень важно, чтобы вы, как исполнитель, максимально хорошо разбирались в том, что продвигаете.

Если точная сумма гонорара не указывается, это может свидетельствовать о том, что компания ждет от вас подобных предложений. В этом случае весьма удобна система “конструктора” - некоторый набор активностей, которые можно как угодно составлять в некий ежемесячный план по продвижению. Опять же не забывайте про английский язык и старайтесь описывать в этом своеобразном коммерческом предложении, как можно больше фактической информации.

Подготовка: выполняем первое задание

Допустим, вы с партнерами приняли положительное решение об участии в тендере. Вот теперь начинается самое интересное. Как уже упоминалось выше, потребуется заполнить некий опросник, который даст понять компании, что вы не просто “пришли с улицы”, а имеете понимание российского медиа-рынка, ориентируйтесь в IТ-сфере на уровне более высоком чем “я купил себе айфон”, а также можете формулировать свои мысли на английском языке. Последнее очень важно - все дальнейшее общение будет проходить исключительно на языке, поэтому лучше привлекать для работы с такими клиентами сотрудников, которые могут свободно изъясняться и письменно, и устно.

Когда опросник заполнен, отсылаем его по адресу, уточняем, получил ли адресат письмо и... затаив дыхание, начинаем ждать ответа. Вероятность того, что с вами захотят лично встретиться тем выше, чем грамотнее и по существу вы заполнили опросник. Если предоставленная информацию удовлетворила представителей компании, то вам незамедлительно вышлю приглашение, где подробно расскажут, что делать дальше.

Встреча: о чем важно помнить?

Как правило, иностранные гости, которые приедут для встречи с вами, люди занятые, поэтому в приглашении будет четко расписано время и продолжительность собеседования. Это надо обязательно учитывать и ни в коем случае не опаздывать - вас могут прервать через 15 минут, сказав, что сейчас начинается встреча с другим претендентом. Форма одежды, как правило, не уточняется, но самым разумным вариантом будет надеть костюм (пиджак), рубашку, а галстук оставить дома. IТ-сфера в значительной мере демократична и строгая форма одежды вполне может подождать соответствующего случая.

Вполне вероятно, что вас попросят подготовить небольшую (до 10 слайдов) презентацию. Причем могут даже четко указать, что хотят увидеть на каждом слайде. В данном случае применимы обычные правила создания презентаций - минимум текста, больше фактов. При этом вы можете использовать свои корпоративные стандарты для оформления слайдов.

К презентации разговор перейдет сразу, а вот процесс демонстрации может прерываться вопросами - представители компании не будут слушать ваши заготовки молча, кивая головами, а сразу “накидают” вопросов. Понятно, что подготовиться ко всем сюрпризам нельзя, но вот тот минимум, которые нужно знать обязательно. Информация о вашем агентстве, описание активностей для ваших ключевых клиентов, знание рынка, на котором работает ваш клиент. Последнее самое сложно, особенно если сфера деятельности компании для вас малознакома. Глубокое понимание придет потом, на начальном этапе надо обязательно знать главных конкурентов и их основные продукты.

Когда разговор начнет подходить к концу, то следует ожидать просьбы предоставить дополнительную информацию - ваши потенциальные заказчики получили новые сведения о вас. Может потребоваться краткий список реализованных мероприятий, успешно решенных задач или ссылки на материалы сотрудников агентства, которые могли бы подтвердить их знания в IТ-отрасли. Само собой, все необходимо представить на английском языке и чем скорее, тем лучше. Оптимальный вариант – сделать это прямо на следующий день.

Последний общий момент, который очень важен на встрече - готовность продемонстрировать желание общаться. Чем больше вы будете задавать вопросов, тем лучше. И, главное, не думайте, что собеседники ждут от вас знаний языка на уровне дикторов BBC. Они, вероятно, сами не являются носителями, поскольку крупные западные компании уже много лет работают “по глобусу”.

Еще один вопрос, что заказывать, если встреча происходит в ресторане некого отеля (это самый распространенный вариант). Совет - от закусок лучше отказаться, ограничившись лишь прохладительными напитками. Вы пришли сюда не ужинать, а праздновать победу еще рано.

Делаем дело с иностранцами

Предположим, что все предварительные этапы прошли успешно и вам предложили начинать совместную работу. Что же за этим следует? Вам вышлют объем необходимых активностей и попросят еще раз подтвердить готовность. После следует процедура подписания контракта. Это может затянуться на довольно долгое время, поскольку любой такой документ проходит массу согласований в силу повышенной бюрократизации управления в западных структурах. Не стесняйтесь спрашивать вашего “куратора” (скорее всего, им будет один из участников первой встречи) о том, что происходит с контрактом. Если время идет, а бумаги все не приходят, то возможно механизм где-то “забарахлил” и его требуется немного подтолкнуть. Соответственно, надо быть готовым к некоторому росту расходов на связь - общение по телефону с другой страной станет вполне обычным делом. Если же эти издержки растут, то стоит обратить внимание на вполне доступную по цене IP-телефонию.

Кроме того, возможно потребуется заполнить еще ряд документов, которые приняты в качестве стандартных в компании. И еще раз повторю - не стесняйтесь спрашивать в случае даже самых малейших сомнений. Не надо бояться показаться “незнайкой”, потому что вам терпеливо и последовательно все объяснят, искренне желая помочь. И это, кстати, еще один плюс работы с иностранцами.

Михаил Горюнов,
Руководитель практики "Международные IT-компании" агентства "Гуров и партнеры"